Le règlement

Règlement des Courses

Le club d’athlétisme ABV Les Herbiers, dénommé ci-après l’Organisateur, organise Les Courses du Père  Noël, les 20 et 21 décembre 2025. 

• TELEPHONE: +33 (0)6 64 05 68 11 

• EMAIL: abvlesherbiers@gmail.com

• SITE: https://www.coursesduperenoel.fr/

• FACEBOOK: https://www.facebook.com/CoursesPereNoel

1. Mise à jour du règlement

Le Comité d’organisation peut être amené à apporter des modifications au règlement sans notification aux  concurrents déjà inscrits. En conséquence il est demandé aux usagers de prendre connaissance des  dernières évolutions du règlement.

09/07/2025 – Création 

2. Les courses

Les courses sont ouvertes à tout athlète Homme ou Femme, licencié FFA ou non licencié, entrant dans la  catégorie de la course concernée. Conformément aux règlements FFA, les catégories Ecoles d’athlétisme  ne seront ni classées ni chronométrées. 

Chaque coureur qui s’inscrit est conscient des difficultés du parcours et des conditions qu’il peut trouver  (longueur du tracé, dénivelé, mauvaises conditions météo, course en partie de nuit…) et dispose d’une  préparation physique adaptée à l’effort. 

3. Droits d’inscription

* INSCRIPTIONS ELITE 

Sur demande, Inscription Élite gratuite sur toutes les courses! 

• Femme > 700 points Itra 

• Homme > 750 points Itra 

Pour profiter de l’inscription gratuite, envoyer un mail avec vos coordonnées et votre indice ITRA ou le  lien vers votre page ITRA à l’adresse mail suivante : abvlesherbiers@gmail.com

4. Nombre, numérotation et couleur des dossards

5. Conditions d’inscription et PPS

Les courses sont ouvertes à tout athlète Homme ou Femme, licencié FFA ou non licencié, entrant dans la  catégorie de la course concernée. 

Au moment de l’inscription, chaque coureur doit : 

• Pour un Licencié FFA (Compétition, Loisir Running, Entreprise) : fournir son numéro de licence  qui sera vérifié automatiquement par le système d’inscription en ligne. 

• Les titulaires d’un Pass-Running (J’aime courir) délivré par la FFA doivent s’inscrire en licencié FFA et fournir une copie recto/verso lisible de leur titre. 

• Tous les autres participants, qu’ils soient non licenciés FFA ou licenciés d’une autre fédération  sportive, doivent obligatoirement renseigner leur Parcours de Prévention Santé (PPS) sur le site  de la FFA ici https://pps.athle.fr/ et fournir soit l’attestation Papier, soit leur No de PPS. 

• Notre plateforme d’inscription en ligne vous guidera lors de l’inscription 

6. Modalités d’inscription

Pour toutes les courses - sauf la course Solidaire , les inscriptions à se feront uniquement par internet, et dans les délais suivants : 

• Les inscriptions par internet seront closes dès que les limites par course seront atteintes, et au  plus tard le Mercredi 18 Décembre à Minuit. 

• Les inscriptions par courrier ne sont pas possibles. 

• Les inscriptions sur place seront possibles uniquement pour la course solidaire. 

Toute inscription est ferme et définitive. 

Aucune inscription ne sera acceptée par mail ou téléphone 

7. Échange et revente de dossards

L’échange de dossards avec une autre personne sera possible via la plateforme d’inscription et jusqu’au  Samedi 13 Décembre à Minuit. Ce service proposé par l’organisation est gratuit 

Modalités d’échange :

La personne souhaitant céder son dossard doit d’abord trouver un acheteur. La page facebook « Les  Courses du Père Noël » sera organisée de manière à faciliter les échanges entre vendeurs et acheteurs. 

Le vendeur doit ensuite : 

1. récupérer l’adresse mail de l’acheteur  

2. se connecter à sa fiche d’inscription (le lien est fourni lors de l’inscription) 

3. cliquer sur le bouton transférer mon inscription  

4. entrer l’adresse mail de l’acheteur et valider le transfert 

L’acheteur recevra ensuite un mail l’invitant à finaliser son inscription 

Responsabilités :

• Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne en infraction avec le présent  règlement sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière  durant l’épreuve

• Toute personne disposant d’un dossard acquis en infraction avec le présent règlement sera  disqualifiée et responsable de tout dommage qu’elle pourrait ou aurait pu occasionner avant,  pendant et après la course. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident lié à ce  type de situation.

8. Annulation d’inscription et remboursement

La plupart des courses étant complètes plusieurs mois avant la date, préférez revendre votre dossard (voir chap 7). Vous revendrez au prix de votre inscription et vous ferez une coureuse ou un coureur heureux. 

▶ Annulation d’inscription avec demande de remboursement

Jusqu’au Mercredi 3 Décembre 2025 à minuit, Toute demande d’annulation d’inscription avec demande de remboursement doit être formulée par mail à abvlesherbiers@gmail.com:  

Barème de remboursement: 

• Jusqu’au 10 Novembre 2025 : remboursement de 70% du montant de l’inscription et de 100%  des repas supplémentaires 

• Du 11 novembre 2025 au Mercredi 3 Décembre 2025 à minuit : remboursement de 40% du  montant de l’inscription et de 80% des repas supplémentaires 

Pour toute demande reçue à compter du Jeudi 4 Décembre 2025, l’organisation s’accorde le droit  d’adapter exceptionnellement les critères d’acceptation et le barème de remboursement en fonction des  circonstances. 

Les remboursements se font dans les deux mois qui suivent l’épreuve.

▶ Annulation d’inscription sans demande de remboursement

Pour une annulation d’inscription sans demande de remboursement, envoyer un mail au plus tard le  Vendredi 5 Décembre 2025 à : abvlesherbiers@gmail.comen précisant : 

• Le NOM, Prénom, date de naissance et la course choisie. 

9. Annulation partielle ou totale à l’initiative de l’organisation

Des circonstances exceptionnelles telles que risque météorologique, pandémie, injonction de la force  publique ou tout risque non identifié au jour de la rédaction du présent règlement, peuvent amener  l’organisateur à annuler tout ou partie de l’évènement. 

Nous procéderons au remboursement suivant le calendrier proposé et en fonction des dépenses  engagées par l’association à la date de l’annulation : 

• Annulation prononcée entre le 1er Septembre et le 14 Décembre :

Remboursement de 70% des coûts d’engagements et de 100% des réservations de repas  

• Annulation prononcée à compter du 15 Décembre :

Remboursement de 70% des coûts d’engagements et de 80% des réservations des repas. Précision : 

• Les remboursements sont opérés dans un délai de 2 mois suivant l’annonce officielle de  l’annulation  

• Le montant des remboursements s’entend frais bancaires inclus. 

• Le don à l’association "La Matinale du handicap" ne sera pas remboursé mais fera l’objet d’un  reçu fiscal s’il en a été fait la demande. 

10. Accueil et retrait du dossard

Le Retrait des dossards se fera : 

• Le Samedi 20 Décembre de 14h00 à 18h00 au Parc Expo des Herbiers, Rue du 11 Novembre

• Le Dimanche 21 Décembre au Parc Expo des Herbiers, Rue du 11 Novembre, à partir de 7h00 et jusqu’à 30  minutes avant le départ de chaque course. 

La présentation d’une pièce d’identité avec photo est exigée. 

Pour les coureurs de la HOT (individuels et Relais), le contrôle des sacs se fera lors du retrait du dossard. 

11. Participants et port du dossard

Seuls les athlètes munis d’un dossard officiel, ni plié, ni coupé, seront autorisés à courir dans les épreuves  prévues pour leur catégorie. 

• Le dossard doit être disposé sur la face avant du coureur, sur la poitrine ou le ventre afin d’être  visible en permanence et en totalité pendant la course et permettre facilement le contrôle par les  bénévoles. 

• La ceinture porte dossard est vivement conseillée. Le dossard accroché au sac ou à la jambe ou  sur la face arrière du coureur n’est pas autorisé. 

12. Briefing d’avant course et rappel des consignes

1 – Ultra-trail La H.O.T 133Km (individuels et relais)• Participation obligatoire de tous les coureurs à 18h15 , Salle d’ Herbauges en centre ville, près  du départ pour Le Briefing d’avant course qui durera environ 15 minutes. 

2 – Autres trails et Marche Nordique

• Présence obligatoire de tous les coureurs 5mn avant l’heure du départ sur la ligne de départ - ou  à l'abri suivant conditions météo. 

3 – Courses enfants et sport adapté 

• Appel sur la ligne de départ 2 minutes avant le départ 

13. Départ de la HOT (Individuels et relais)

• Le départ aura lieu en centre-ville des Herbiers, tout près de la salle d’ Herbauges à 19h00.  • Vers 18h50, Au départ de la Salle d’Herbauges, les coureurs guidés par quelques bénévoles  rejoindront le sas de départ pour le départ à 19h00. 

Pour la HOT en Relais

Le second relayeur et 3erelayeur pourront prendre part au départ et effectuer la boucle de départ à  condition d’être en tenue de course et porter le dossard (pour des raisons de sécurité, seuls les  coureurs portant un dossard seront admis dans le sas de départ. 

De même à l’arrivée au Parc Equestre, le ou les premiers relayeurs pourront passer la ligne d’arrivée avec  leur coéquipier. 

14. Navettes+ Salle d’attente

Ultra-trail La H.O.T 133Km (individuels et relais) En cas de mauvaises conditions météo, une rotation de navettes gratuites acheminera les coureurs de la H.O.T (individuel et relais) depuis le Parc Expo des Herbiers, Rue du 11 Novembre vers la salle d’Herbauges tout près de la ligne de départ. 

La Salle d’Herbauges située près de la ligne de départ permettra à chaque coureur d’attendre au chaud  et dans les meilleures conditions possibles. Des tapis seront mis a disposition des coureurs pour leur  permettre de se reposer ; leurs accompagnateurs seront acceptés dans la limite de la capacité d’accueil  de la salle. 

Relais

Le premier relayeur prendra le départ en même temps que les coureurs du 133 Km individuel (19h00 le  Samedi 20). 

Il n’est pas prévu de navettes pour conduire les autres relayeurs sur leur lieu de départ. Il appartiendra  à chaque équipe de s’organiser en conséquence. Une consigne de clés sera proposée sur place pour  permettre au relayeur de récupérer les clés de voiture par exemple. 

15. Services

De nombreux parkings sont disponibles à proximité du Parc Expo. Environ 20 emplacements camping-car sont disponibles. 

L’accès piétons est libre. 

Les douches seront disponibles sur place. En cas d'affluence des navettes gratuites seront mises à disposition pour permettre aux coureurs d’aller prendre leur douche au stade de la Demoiselle  sans devoir prendre leur voiture. La zone d’attente de la navette sera balisée à l’intérieur du parc Expo. 

Toilettes sur place. 

16. Classements et récompenses

Résultats individuels par catégories, suivant la classification FFA en vigueur le jour de la course. 

Les résultats des courses qualifiantes (HOT 133, Relais x2 et x3, Trail 35Km) seront communiqués à l’  ITRA et à l’ UTMB dans la semaine suivante. 

Les récompenses seront remises sur le podium :  

• Pour la HOT 133Km : au fil des arrivées des 5 premières Féminines et 5 premiers Hommes, puis  podium complet dans l’après-midi suivant disponibilité des coureurs. 

• Relais x2 et x3 : au fil des arrivées des 5 premières équipes. 

• Autres courses : A partir de 12h30. 

Course en relais : 

• Un relais mixte est :  

o Pour le relais HOT X2, un relais composé d’un homme et d’une femme. 

o Pour le relais HOT X3, un relais composé d’une ou de deux femmes. 

• L’organisation fera un classement par Equipes féminines et mixtes uniquement si au moins 5 équipes sont engagée pour chaque catégorie Mixte et Féminine. 

PRIMES ET RECOMPENSES 

• Chaque coureur des courses 1 à 8 se verra offrir un cadeau souvenir lors du retrait du dossard • Primes d’arrivée pour les coureurs de la HOT (133Km individuel uniquement).

17. Cas de force majeure

Les courses sont courues en nature dans des chemins, bois, prés, sous-bois, sentiers. Suivants les  conditions météorologiques, les participants sont conscients de la possibilité de parcourir des chemins  boueux, du risque de brouillard ou de vent. En cas de conditions météorologiques très défavorables,  l’organisation s’autorise à modifier le parcours initial. 

Si une épreuve ou les épreuves devaient être annulées pour des raisons de force majeure, ou pour un  motif indépendant de la volonté de l’organisateur tel qu’une alerte météo, risque pandémique, injonction  de l’autorité publique, ou pour des raisons de sécurité évidentes, l’organisation se réserve le droit : 

• De modifier à tout moment et sans préavis le programme général de l’évènement, les circuits,  emplacements des postes de secours et de ravitaillement, les barrières horaires. 

• D’annuler l’évènement comme précisé au chapitre 9 : Annulation partielle ou totale à l’initiative  de l’organisation. 

18. Respect du Code de la Route et des signaleurs

Les participants doivent respecter le code de la route lorsque le parcours emprunte ou traverse des voies  de circulation ; dégageant ainsi les organisateurs de toutes responsabilités en cas d’accident. La  participation à l’épreuve se fait sous l’entière responsabilité des concurrents avec dénonciation de tous recours contre les organisateurs en cas de dommages et de séquelles. 

• En milieu rural, les carrefours et traversées de route dangereux ou importants seront sécurisés  par des signaleurs ; une signalisation adaptée et sans signaleur sera mise en place sur les autres  traversées de routes.  

• En milieu urbain, les traversées de voies se feront toujours sur un passage piéton, le balisage  sera organisé en conséquence. 

Les concurrents doivent en tout point, et pendant toute la durée de la course, respecter le code de la route. 

Tous les participants (trailers, Marche Nordique, Rando) doivent respecter les injonctions des signaleurs , principalement aux passages dangereux.

Tous les concurrents doivent être en mesure de s'arrêter - en restant à leurs places respectives - sur demande des signaleurs.

Le non respect des signaleurs, des consignes, le fait de doubler dans la file à l'arrêt, ou tout autre comportement anti-sportif entrainera la disqualification.

19. Semi Autosuffisance et postes de ravitaillement

Ces courses se déroulent en semi-autosuffisance et imposent aux coureurs d’être autonomes. Cependant  des postes de ravitaillements (liquides et/ou solides) sont répartis sur l’ensemble des parcours.

• Course 1 H.O.T 133 Km : 6 postes de ravitaillement.

• Course 2 Relais x2 : 6 postes de ravitaillement.

• Course 3 Relais x3 : 6 postes de ravitaillement.

• Course 4 Trail 35 Km : 2 postes de ravitaillement

• Course 5 Trail 25 Km : 1 postes de ravitaillement

• Course 6 Trail 16 Km : 1 poste de ravitaillement

• Course 7 Marche Nordique 16 Km : 1 poste de ravitaillement

• Course 8 Trail 11 Km : 1 poste de ravitaillement

• Course 9 Rando Nordique 11 Km : 1 poste de ravitaillement

• Course 10 Marche Rando 11 Km : 1 poste de ravitaillement

Les accompagnateurs sont normalement autorisés à accéder à l’intérieur des postes de ravitaillement.  Cependant, le responsable du poste aura toute légitimité pour interdire l’accès aux accompagnateurs si la  place vient à manquer ou pour des raisons de sécurité 

20. Balisage et serre-files

Le balisage des circuits est mis en place dans les jours précédents l’épreuve, permettant aux coureurs de  suivre le tracé prévu sans avoir besoin de carte 

Le balisage est enlevé par les serre-files qui partent de chacun des points de contrôle dès l’heure prévue  de la barrière horaire. En conséquence, chaque coureur arrivé hors délai au point de contrôle sera rapatrié  par la navette. De même, un coureur qui veut se reposer doit se placer au bord du circuit pour être vu par  les serre-files. 

21. Equipements des coureurs

H.O.T.– 133 Km individuel

Equipements obligatoires

• Gobelet personnel pour boire les liquides aux ravitaillements 

• Réserve d'eau minimum 1,5 litre 

• Réserve alimentaire 

• Un téléphone chargé 

• Lampe frontale et/ou ventrale en bon état de marche, chargée avec piles ou batterie de rechange chargée 

• Couverture de survie 

• Vaseline, Nok Akiléîne ou crème anti-échauffement 

• Sifflet 

• Bande élastique adhésive permettant de faire un bandage ou un strapping 

• Veste imperméable et respirante permettant de supporter le mauvais temps (les K-ways et Ponchos  ne sont pas admis) 

• Pantalon de course long (indispensable en cas de conditions climatiques mauvaises) ou collant long  ou corsaire avec chaussettes montantes. 

• Casquette ou bonnet ou buff pour se couvrir la tête + gants 

Relais x2 et x3

Equipements obligatoires pour chaque relayeur

• Gobelet personnel pour boire les liquides aux ravitaillements 

• Réserve d'eau minimum 1,5 litre 

• Un téléphone chargé 

• Lampe frontale et/ou ventrale en bon état de marche 

• Sifflet 

• Bande élastique adhésive permettant de faire un bandage ou un strapping 

• Veste imperméable (les K-ways et Ponchos ne sont pas admis) 

• Casquette ou bonnet ou buff pour se couvrir la tête + gants 

Equipements recommandés, conseillés, autorisés

• Vêtements chauds indispensables en cas de mauvaises conditions météo 

• Bâtons télescopiques, 

• Vêtements de rechange 

• Gants ou moufles de ski supplémentaires (utiles au petit matin) 

Un contrôle du matériel obligatoire sera fait lors du retrait du dossard. L’Organisateur pourra  interdire le départ à tout coureur ne présentant pas le matériel obligatoire, sans possibilité de  remboursement. 

Trails 35 km, 25 Km, 16 Km, 11 km et Marche Nordique 16 km, 11Km

Équipement obligatoire  

• Gobelet personnel pour boire les liquides aux ravitaillements  

• Bâtons de Marche Nordique obligatoires pour l’épreuve Marche Nordique 17Km. 

Équipements recommandés, conseillés, autorisés

• réserve d'eau (Camel Bak) 

• Bâtons 

Des contrôles inopinés du matériel obligatoire seront réalisés lors de l’accès au sas de départ.  L’Organisateur pourra interdire le départ à tout coureur ne présentant pas le matériel obligatoire,  sans possibilité de remboursement. 

22. Sac Coureurs - H.O.T 133 Km solo

Deux sacs d’une contenance de 50 litres, identifiés avec le numéro de dossard et de couleur différente  seront remis aux coureurs au moment du retrait du dossard.  

• Le premier sac sera utilisé pour que le coureur puisse laisser ses affaires « d’échauffement » avant le départ. Il sera déposé dans la salle d’Herbauges avant le départ et sera restitué à l’arrivée au Parc  Expo. 

• Le second sac contiendra des affaires personnelles de rechange et sera mis à disposition à la base  vie de Saint-Mars-La-Réorthe (Environ 67e Km). Ce sac sera déposé soit lors du retrait du dossard  au Parc Expo ou du briefing à l’entrée dans la salle d’attente d’avant course puis acheminé  par l’organisation vers la base vie 

Les sacs devront être parfaitement fermés, le dépôt de bâtons y est strictement interdit.

Lorsqu’un coureur arrive à la base vie de Saint-Mars-La-Réorthe (ravito à mi-course), il doit  impérativement récupérer son sac. Lorsqu’il repart, il le dépose à l’endroit prévu pour que l’organisation  puisse le rapatrier vers l’arrivée. 

L’Organisation se charge de rapatrier vers l’arrivée les sacs des coureurs qui ont abandonné. 

Tous les sacs seront mis à disposition au Parc Expo et pourront être récupérés sur présentation du  dossard ou d’une pièce d’identité. 

Aucune vérification des sacs n’étant faite avant le départ, il n’est pas possible de contester le contenu des  sacs récupérés. L’Organisateur se dégage de toute responsabilité en cas de perte ou de vol, nous  conseillons aux coureurs de ne laisser aucun objet de valeur dans ces sacs. 

Il n’est pas prévu de sacs coureurs pour les relais 

23. Engagement de chaque participant

La trace GPX/GPS de chaque coureur est privée et doit le rester 

A l'heure où tous les coureurs sont munis d'une montre GPS, il est malheureusement impossible  d'empêcher le partage des tracés sur de nombreuses plateformes (Strava, Openrunner, TracedeTrail,  etc...) ou réseaux sociaux. Cela se fait souvent sans aucun avertissement de passages privés et autres  autorisations exceptionnelles. 

Les Courses du Père Noël passent sur de nombreuses propriétés privées ouvertes uniquement pour  l’occasion ; partager la trace sans l’autorisation de l’organisateur risque de casser la relation auprès des  propriétaires et exploitants, mettant en danger la pérennité de l’organisation. 

Chaque coureur s'interdit de publier sa trace sur les réseaux et médias sans avoir auparavant obtenu  expressément l'autorisation de l’organisation. 

Les Courses du Père Noël sont des courses nature organisées dans le respect des règles de protection de l’environnement ; il incombe à chacun d’adopter un comportement citoyen  

De par son inscription, chaque concurrent s’engage à respecter le règlement et l’environnement traversé,  à suivre le parcours balisé, à ne pas jeter de déchets et de ravitaillements usagés en-dehors des zones  de ravitaillement. 

Toute attitude contraire à cette éthique, ainsi que : 

• L’utilisation d’un moyen de transport pendant la course 

• Le port incorrect du dossard 

• La circulation en-dehors du sentier balisé 

• Une dégradation volontaire de la flore 

• Le fait de ne pas porter assistance à un coureur en difficulté 

• Ou refuser de se laisser examiner par le médecin ou ne pas respecter sa décision Pourront entraîner la disqualification immédiate ou l’application d’une pénalité, sans appel possible du  concurrent.  

Les participants et leurs accompagnateurs sont invités à remercier les bénévoles le temps d’un bonjour  ou d’un sourire. 

Clause de non recours

Dans le cadre des Courses du Père Noël, l’organisateur et l’ensemble des agriculteurs, représentés par  la Chambre d’agriculture de Vendée ont cosigné une charte de bonnes pratiques visant à prévenir toute  situation à risque, et y remédier par des solutions adaptées.  

Ainsi, de par sa participation à l’une des épreuves, chaque concurrent, ou ses ayant-droits dénonce toute  forme de recours à l’encontre des exploitants ou des propriétaires de terrains privés. 

24. Barrières Horaires et temps maximum d’épreuve

Concerne uniquement le Trail la H.O.T. du Père Noël – 133 Km individuel et relais x2 et x3: • Le temps maximum de course est fixé à 25 heures (départ à 19 heures le Samedi 20 Décembre 2025 pour une arrivée maximale à 20 heures le Dimanche 21 Décembre 2025 au Parc  Expo 

• En cas de conditions météo très difficiles (pluie, froid, etc..) la direction de course pourra  décider d’allonger le délai final à 26 heures de course. Cette information sera donnée aux  coureurs soit avant le départ, soit aux postes de ravitaillements. 

Dépendamment des modifications de circuits de dernière minutes, les barrières horaires pourront  être modifiées jusqu’à 2 semaines avant la date. Cependant, la vitesse minimum restera toujours de 5,4  Km/h. 

Les barrières horaires sont calculées pour permettre aux participants de rallier l'arrivée tout en effectuant  les arrêts aux postes de ravitaillement.  

Les coureurs doivent repartir avant l'heure limite fixée.  

Tout coureur mis hors course se voit retirer son dossard et n’est pas autorisé à poursuivre. Il sera  obligatoirement rapatrié vers la Zone d’arrivée par la Navette de l’organisation (il ne pourra pas continuer  car le circuit ne sera plus balisé, les serre-files retirent les fanions en suivant le dernier coureur. 

KM 108,5 – délestage

Afin d’éviter des dépassements horaires trop importants sur la dernière partie de la course, l’organisation  a mis en place un circuit de délestage qui sera mis en place aux conditions suivantes : • Si le coureur repart du poste de ravitaillement avant 14h00, (soit 18:59:59 de course maximum),  il partira sur la fin de circuit prévue, pour boucler les 133 Km prévus. 

• Si le coureur repart du poste entre 14h00 et 15h05 (soit entre 19:00:00 et 20:05:00 de course) alors il sera orienté vers le circuit de délestage. Il effectuera alors au final 121 Km, sera malgré  tout chronométré et crédité de 4 points ITRA. 

• Enfin, a partir de 13h00, tout coureur qui préférera prendre le raccourci pourra le signaler au chef  de poste qui prendra les dispositions nécessaires.

25. Chronométrage et résultats

Pour suivre les coureurs de la HOT 133Km et des relais, le suivi GPS des coureurs est réalisé par des  balises de la société Tracktherace (https://tracktherace.com/) distribué en France par TimePulse  (https://www.timepulse.fr). Ce tracker GPS sert à localiser les coureurs mais pas à donner le temps exact  à l’arrivée. 

Le Chronométrage par puces électroniques est assuré par la société TimePulse  (https://www.timepulse.run/). 

Pour les trails et Marche Nordique, les résultats seront affichés au fil des arrivées sur un écran à l’intérieur  du complexe. Les résultats définitifs seront affichés sur un écran et/ou le panneau prévu à cet effet dans  les 30 minutes suivant l’arrivée du dernier concurrent de la course. 

Les réclamations devront être faites dans les 30 minutes suivant l’arrivée du dernier coureur 

Les résultats seront envoyés au comité régional des courses Hors stade et disponibles sur le site  www.abvendee.fr

➔ Abandon sur la HOT (133 Km individuel)

En cas d’abandon à un poste de contrôle / ravitaillement, le coureur doit obligatoirement prévenir le  responsable et lui restituer son dossard. Des navettes sont mises en place aux postes de contrôle pour  récupérer les coureurs ayant abandonné. 

Les coureurs qui abandonnent en dehors d’un poste de ravitaillement et dont l’état de santé ne nécessite  pas une évacuation doivent rejoindre par leurs propres moyens un point de présence de bénévoles dans  les meilleurs délais. Les bénévoles préviendront le QG de l’organisation pour le déplacement d’une navette 

➔ Abandon d’un relayeur (133 Km en relais)

En cas d’abandon du 1er ou 2erelayeur , le relayeur suivant sera autorisé à prendre le départ . • En cas d’abandon à un poste de contrôle / ravitaillement, le coureur doit très rapidement et  obligatoirement prévenir le responsable du poste qui fera suivre au PC course 

• En cas d’abandon sur blessure ou accident, les secouristes ou accompagnateurs devront informer  le PC course 

Dès que le PC course sera informé de l’abandon du relayeur, les responsables du PC course remettront  une nouvelle balise GPS au prochain relayeur qui pourra partir pour son run. 

Le temps du relayeur suivant sera relevé mais l’équipe ne sera pas classée (DNF) 

27. Assistance

Devoir d’assistance mutuelle 

Tout coureur qui se trouverait en présence d’un autre coureur dont l’état de santé ne lui permet pas de  continuer l’épreuve se doit d’informer au plus vite les secouristes dont le numéro est affiché sur le dossard,  et éventuellement de veiller sur le coureur jusqu’à l’arrivée des secours en cas de nécessité. Dans ce cas, la direction de course déduira le temps passé du temps final 

28. Assurances et responsabilités

Responsabilité Civile : Les organisateurs sont couverts par une police souscrite auprès de AIAC courtage.  

Individuelle Accident : Les licenciés FFA bénéficient des garanties accordées par l’assurance liée à leur  licence. Il incombe aux autres participants de s’assurer personnellement en souscrivant une assurance  individuelle accident couvrant leurs propres risques. 

La responsabilité de l’organisation est dégagée en cas d’abandon ou de disqualification par l’organisation  ou par l’équipe médicale. 

La participation à l’épreuve se fait sous l’entière responsabilité des concurrents avec dénonciation de  tout recours de toute nature qu’il soit, à l’encontre des organisateurs en cas de dommages et séquelles  durant l’épreuve ou après l’épreuve. 

29. Service médical

L’assistance médicale sera assurée par l’antenne de protection civile des Herbiers, assistée d’un médecin. 

Le service médical est habilité à mettre hors course (en invalidant le dossard) et à faire évacuer par tout moyen tout coureur inapte à continuer l’épreuve. 

Pour les courses de trails et de Marche Nordique, le numéro de téléphone sera précisé sur le dossard

30. Droit à l’image

De par sa participation à l’une des courses, chaque concurrent (ou son représentant légal) autorise  expressément ABV Les Herbiers (ou ses ayants-droit tels que partenaires et média) à utiliser ou faire  utiliser ou reproduire ou faire reproduire son nom, son image, sa voix et sa prestation sportive, en vue de  toute exploitation directe ou sous forme dérivée de l’épreuve et ce, sur tout support, dans le monde entier,  par tous les moyens connus ou inconnus à ce jour, et pour la durée la plus longue prévue par la loi, les  règlements, les traités en vigueur, y compris pour les prolongations éventuelles qui pourraient être  apportées à cette durée. 

31. Loi Informatique et Liberté et données personnelles

Conformément à la loi Informatique et liberté du 6 Juin 1978, chaque participant dispose d’un droit d’accès  et de rectification sur les données personnelles le concernant. De par son inscription, chaque coureur  autorise expressément les organisateurs des Courses du Père Noël à utiliser les données personnelles  collectées lors de l’inscription pour recevoir des propositions des partenaires et ayant-droit. 

S’il ne le souhaite pas, il lui suffit de nous signaler son refus d’exploitation des données personnelles, par  courrier électronique dans les 48 heures qui suivent l’inscription. 

32. Mesures sanitaires

En cas de prescriptions sanitaires, un Guide des mesures sanitaires sera mis en œuvre et fera partie intégrante du règlement général des courses que chaque participant devra lire et accepter.

Chaque participant est invité à consulter régulièrement les mises a jour sur le site internet des Courses du  Père Noël et sur la page Facebook. 

De par son engagement, chaque concurrent reconnait avoir pris connaissance du  règlement complet et en accepte tous les termes. 

Ce règlement peut être modifié sans notification aux concurrents déjà inscrits, il appartient aux participants de vérifier  régulièrement la dernière date de mise à jour précisée en tête de document.